Tecnologia a favor da produtividade: Conheça aplicativos e ferramentas que facilitam a vida de quem trabalha em home office

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O termo home office ficou em evidência após a determinação de governadores de diversos estados brasileiros como medida para conter o avanço do coronavírus. Mas oferecer a possibilidade de trabalho remoto aos funcionários é uma prática adotada há alguns anos por grandes empresas como a Google e a Microsoft. O regime pode ser exclusivo, no qual o colaborador trabalha exclusivamente fora da empresa, ou parcial, em que o colaborador comparece ao escritório da empresa em alguns dias da semana.

Nesse sistema, as empresas economizam recursos, otimizam suas atividades, retêm talentos, ganha funcionários mais produtivos (devido ao número menor de interrupções) e podem contratar especialistas para trabalharem a distância. Já os funcionários ganham tempo para fazer outras atividades, pois não precisam se deslocar entre a casa e o trabalho, podem ficar mais próximos da família. Além disso, conseguem organizar a rotina para se alimentarem melhor, e têm menor índice de estresse (principalmente por não encarar o trânsito diariamente e por conta de possíveis atritos interpessoais).

Mesmo com tantas vantagens, nem todas as pessoas gostam ou estão preparadas para trabalhar em home office. Muita gente foi pega de surpresa pela obrigatoriedade de ficar em casa a fim de evitar o contágio pelo covid-19 e vem sofrendo para adequar a rotina de casa com o trabalho durante a quarentena.

A boa notícia é que a tecnologia nos permite manter contato com os colegas, entregar as demandas e gerenciar o tempo para ter mais produtividade. E tudo isso mantendo o foco, também, nos cuidados pessoais. Parte do time da Estrutura de Comunicação trabalha em sistema de home office regularmente e dá dicas de aplicativos e ferramentas para quem ainda não se adequou ao trabalho remoto. Anote!

APLICATIVOS E FERRAMENTAS PARA MANTER A PRODUTIVIDADE E A SAÚDE TRABALHANDO EM HOME OFFICE

PARA AGENDAR AS TAREFAS E ANOTAR IDEIAS

Pocket: Esse aplicativo permite salvar textos, vídeos e outros arquivos em diversos formatos para ler depois, inclusive offline.
Evernote: Um dos aplicativos de agenda mais utilizados em todo mundo, o Evernote é um caderno de anotações bastante intuitivo, que permite salvar notas, fotos, rascunhos e outros arquivos.

PARA MANTER O CONTATO E REALIZAR REUNIÕES

Skype: O bom e velho Skype está disponível para celulares, tablets, SmartTVs e consoles de jogos. A versão gratuita permite até 20 usuários em uma videochamada, e, na versão paga (Skype for Business), é possível ter até 250 pessoas em uma mesma chamada. Além de fazer reuniões online, o app permite fazer ligações telefônicas, trocar mensagens de texto e de arquivos e compartilhar telas.
Zoom Meetings: Essa ferramenta de videoconferência permite reuniões por vídeo até 500 participantes e webinars com até 10 mil pessoas. Com ela, é possível compartilhar arquivos, textos e apresentações.

PARA ORGANIZAÇÃO DAS TAREFAS DA EQUIPE

Slack: Condensa toda a comunicação de um trabalho ou projeto em um só ambiente, reduzindo o tempo gasto com e-mails ou conversas via Telegram ou WhatsApp. O Slack se integra a outros serviços, como Google Drive, Office 365 e Trello, concentrando toda a equipe em uma única plataforma.
Trello: Permite organizar tarefas individuais ou em grupo, separando-as em listas (ou cartões) que podem ser acessadas e modificadas por toda a equipe, mantendo o registro de alterações e atividades.
Asana: Com uma interface bastante simples e fácil de usar, o Asana organiza a rotina de trabalho, permite criar projetos colaborativos, delegar funções, determinar prazos e estabelecer metas. A versão gratuita possibilita o uso por até 15 pessoas.

PARA ARMAZENAR NA NUVEM E COMPARTILHAR CONTEÚDO

Google Drive: Com ele, é possível armazenar na nuvem até 15 GB (versão inicial, gratuita) como textos, fotos, vídeos ou músicas. As alterações feitas em nos arquivos são salvas automaticamente, e a ferramenta permite criar pastas compartilhadas. O Google Drive se integra com Google Docs, Google Fotos, Google Sheets, Google Forms e Google Slides.
OneDrive: O serviço da Microsoft oferece 5 GB de arquivos (gratuitamente) dos mais diversos formatos. A ferramenta se destaca por permitir proteger alguns arquivos com senha.

PARA CONTROLAR O TEMPO E A PRODUTIVIDADE

Toggl: Conta automaticamente o tempo gasto em cada projeto ou cliente. A contagem pode ser feita para cada funcionário ou por equipe. No fim, o programa gera um relatório detalhado. O programa é bastante usado para substituir o ponto de funcionários em home office e ajuda no planejamento de novas tarefas, eliminando gastos desnecessários de tempo em atividades secundárias.
Strict Workflow: Trata-se de uma extensão do Chrome que controla seu navegador do computador, para que você não perca tempo com distrações. É possível personalizar a lista de sites bloqueados, evitando a procrastinação. Ele também funciona com o método Pomodoro, criando cronogramas de 25 minutos de trabalho e 5 de descanso.
Focus To-Do: Pomodoro Timer & Lista de Tarefas: É um contador de tempo do método Pomodoro e um gerenciador de tarefas, que promete ajudar a manter o foco durante as atividades. Esse aplicativo permite criar listas de tarefas de acordo com a prioridade, adicionar notas e lembretes. No fim do dia, é possível ver o tempo gasto em cada projeto.

PARA MANTER A SAÚDE DO CORPO E DA MENTE

Sattva: Para quem quer começar a meditar, mas ainda não domina as técnicas, esse aplicativo oferece meditações guiadas com timer para medir cada sessão de meditação. É possível, ainda, monitorar a frequência cardíaca e fazer uma espécie de diário de humor antes e depois da prática.
Water your body: Beber água é uma das atividades mais simples do nosso dia a dia, e mesmo assim, há quem esqueça de se hidratar regularmente. Para essas pessoas, o Water your body é um aliado, pois calcula a partir do peso e mostra o quanto de água deve-se ingerir por dia, definindo os horários das notificações e o intervalo entre elas.
Sworkit Lite: É praticamente uma academia em um aplicativo, com treinos de diversas modalidades executados por pessoas reais. É possível fazer yoga, alongamento, exercícios de força, e o app salva os treinos e resultados.
Daily Cardio Workout: Para quem quer se exercitar, mas não tem muito tempo, esse aplicativo é gratuito e oferece treinos intensos de 5, 8 ou 10 minutos, com combinações de exercícios para mexer todo o corpo.

Vale lembrar que, tão importante quanto manter a produtividade e os resultados do trabalho em casa, você deve respeitar seus limites e buscar algumas distrações ao longo do dia. Isso pode incluir levantar-se da cadeira, alongar o corpo… Tudo isso ajuda no rendimento e evita a estafa.